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Stéphane Rougale, Vice President – CMO – Director of Sales, Marketing & Customer Support, EMEA chez QuantaMatrix vous présente comment Gembaware a implémenté l’ERP Oracle NetSuite au sein de son entreprise.
Administration des ventes, gestion du support et CRM sont les principales fonctionnalités souhaitées par QuantaMatrix. Pourquoi choisir NetSuite ? Pour bénéficier d’une solution 100% Cloud, avoir un ERP et CRM sur un seul outil, utiliser un outil scalable qui ne soit pas trop cher, adopter une solution internationale.
Découvrez l’interview complète.
Go-Live NetSuite
Depuis quand utilisez-vous NetSuite ?
Nous utilisons NetSuite depuis septembre 2019.
Quelles fonctionnalités utilisez-vous sur NetSuite ?
Nous utilisons 3 grands blocs dans NetSuite.
Le premier concerne l’administration des ventes c’est-à-dire toutes les activités liées aux saisies des devis, aux bons de livraisons, aux expéditions de produits, aux facturations, aux saisies des fournisseurs. La saisie des fournisseurs concerne le fait d’acheter les produits à l’aide du module Retail (achat/revente). Nous achetons les produits auprès de notre maison mère en Corée, nous les importons de la Corée puis nous les vendons en France ou à l’international (Europe, Moyen-Orient, Afrique). Nous avons une petite spécificité car nous avons deux types de clients. Les clients directs sont les hôpitaux et les cliniques en France et les clients indirects concernent les réseaux de distributeurs qui vont revendre nos produits auprès des hôpitaux. Il fallait un outil qui nous permette de gérer toute cette traçabilité et NetSuite correspondait à cela.
Le deuxième bloc a été celui du support afin de gérer les interventions chez nos clients et la gestion des équipements dans le temps. Nous avions aussi besoin de gérer les rapports. NetSuite nous a paru intéressant pour gérer les bases clients, les interventions avec des employés associés qui effectuent ce support.
Le troisième bloc concerne la partie CRM c’est-à-dire la saisie des prospects, des opportunités, des devis, la gestion du cycle de vie du client et toute la partie marketing.
Aussi, nous cherchions un outil qui nous permettrait de gérer la comptabilité, les reportings financiers sur un même outil afin de nous donner une bonne visibilité de notre activité. Il nous fallait également avoir des rapports et des indicateurs qui se mettent à jour en fonction des rôles et des permissions des différents utilisateurs. NetSuite nous a paru un bon outil dimensionné sur le fait que nous pouvions démarrer petit avec peu de personnes puis petit à petit greffer de nouvelles personnes sur l’outil. La gestion logistique était aussi un élément important afin de suivre le cycle de vie des instruments et des consommables réactifs (gestion des dates de péremption).
Challenge à relever
Pouvez-vous me dire pourquoi NetSuite est la solution idéale pour répondre à vos enjeux ?
Cinq critères nous ont orientés vers NetSuite.
Le premier critère a été d’avoir une solution 100% Cloud qui soit supportée et maintenue par une société externe car nous ne souhaitions pas nous occuper de la gestion informatique liée aux serveurs. Le deuxième point était d’avoir un outil qui soit à la fois ERP et CRM c’est-à-dire un outil qui me permette de gérer à la fois les flux de l’entreprise internes et externes et à la fois la relation client. Le troisième critère concerne la scalabilité c’est-à-dire de pouvoir accompagner la croissance de l’entreprise en commençant petit puis grandir au fur et à mesure. Le quatrième point était d’avoir un outil qui ne soit pas trop cher, qui soit relativement cohérent concernant le tarif et l’évolution possible de la solution. Le cinquième point a été d’avoir une solution internationale car notre maison mère est en Corée et nous communiquons en anglais avec eux.
Ces cinq points nous ont convaincu de choisir NetSuite en plus des fonctionnalités primordiales évoquées précédemment.
Pilotage du projet
Pourquoi avoir tenté l'expérience avec Gembaware ?
Gembaware nous a été recommandé par l’équipe NetSuite qui nous a indiqué que Gembaware est une équipe de consultants qui pouvait nous accompagner dans l’implémentation NetSuite. Leur proposition étant raisonnable, nous avons décidé de tenter l’expérience avec Gembaware.
Que pensez-vous du rôle des consultants durant la phase d'implémentation de l'outil ? Comment vous ont-ils aidés ?
J’ai été accompagné par Benoît surtout et David qui m’ont formé sur NetSuite. Benoît m’a tout montré depuis la base jusqu’aux différents éléments à configurer. J’ai été complètement aiguillé par Benoît. Il m’a tout apporté : la logique des différents écrans, des formulaires, du paramétrage. Cela a été principalement de la formation à l’implémentation par l’équipe Gembaware.
J’ai beaucoup apprécié l’aspect pédagogique, la patience et la sympathie. Cela a été très agréable. Cela s’est fait le plus facilement possible. Il y a eu pas mal de travail. Au début du projet nous avions une demi-journée par semaine avec Gembaware puis 2 demi-journées ensuite. Le projet s’est étalé sur 6 mois environ.
A propos de NetSuite
Que pensez-vous de NetSuite ?
NetSuite nous a fait gagner du temps sur certaines tâches principalement sur les inventaires que nous effectuons tous les 3 mois. En appuyant seulement sur un bouton, nous avons nos états de stocks à une date donnée. L’inventaire est donc beaucoup plus facile à faire qu’avant. Les données sont agrégées sur une seule et même plateforme donc cela est quand même très agréable et me fait gagner du temps. La plupart du temps NetSuite est bien construit sauf qu’il y certaines choses qui portent à confusion dans certains libellés d’ID de champs. Il y a des choses qui pourraient encore être améliorées.
Ce qui m’a surpris, ce sont les tarifs des applications supplémentaires SuiteApps. [Les applications supplémentaires sont gérées par des fournisseurs extérieurs à NetSuite. Ce sont les fournisseurs qui fixent leurs propres tarifs.] N’ayant pas tous les aboutissants, nous ne savons pas vraiment combien cela va coûter au final.
Quelques conseils
Quels conseils donneriez-vous à des entreprises souhaitant s'équiper d'un ERP ?
Avant l’implémentation NetSuite, ce qui est très important c’est de savoir exactement ce que l’on souhaite et l’inscrire sur un cahier des charges. Il faut détailler toutes les spécificités que l’on souhaite pour être sûr que la fonctionnalité existe. On va gagner du temps lorsque cela est bien paramétré. Une fois que cela est bien paramétré, cela fonctionne bien. Il ne faut pas hésiter à prendre le temps d’écrire toutes les spécificités et de l’expliciter au consultant qui va aider à l’implémentation afin ne pas prendre une mauvaise direction au départ.
Quels conseils donneriez-vous à de futurs utilisateurs NetSuite ?
Je n’en ai pas spécialement car quand on est bien accompagné, comme avec Benoît, sur la navigation, les informations de base, le paramétrage cela est bien. Une seule chose peut-être est de ne pas démarrer par la configuration comptable (codes comptables) car on a envie de découvrir toute la partie appliquée à l’outil. Il faut le faire à un moment donné mais pas au début.
Souhaitez-vous ajouter un élément supplémentaire ?
Pour moi NetSuite est un bon outil, il faut vraiment se l’approprier. Comme tout outil, il faut bien le connaître pour le déployer et que tout le monde l’utilise. Plus on y passe de temps, plus on est à l’aise sur l’outil. Il est important que l’outil vive. Aussi, c’est bien d’avoir une personne qui ait un rôle de référent pour tous les autres collaborateurs dans l’entreprise afin de les aider.
