Budget d'un projet ERP :
Comment évaluer les coûts internes ?
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Nos clients nous posent souvent la même question concernant le budget d’un projet ERP :
comment évaluer les coûts internes ?
Comment évaluer la charge de travail de nos équipes internes ?
Il s’agit d’une question primordiale car le facteur humain et la disponibilité des équipes sont les éléments déterminant la réussite du projet de transformation digitale. En effet, ils sont la clé du succès du projet !
Il est aussi important de s’assurer de l’adéquation des compétences de ses ressources internes pour accompagner le projet ERP que de vérifier qu’ils puissent être effectivement libérés pour avoir le temps de travailler sur leurs différentes missions.
Suivant le rôle clé des personnes, leur charge de travail évoluera suivant les différentes étapes du projet. Les rôles sont tenus par des personnes différentes, avec, pour chacun, des missions bien définies.
Cette participation de l’équipe projet garantit l’adéquation de l’ERP aux besoins de l’entreprise. De plus, cela permet de transférer progressivement les connaissances de l’outil et les équipes s’approprient au fur et à mesure la solution.
Nous vous délivrons quelques indications pour suivre le budget d’un projet ERP : comment évaluer les coûts internes de l’entreprise ainsi que nos recommandations pour une équipe projet idéale.
Sponsor
Un projet ERP est soutenu par un Sponsor qui fait généralement partie de la Direction Générale de l’entreprise. Son rôle, souvent méconnu, est d’avoir une vision du projet et de véhiculer cette vision à son entreprise. Par ailleurs, il donne les orientations et les priorités stratégiques, prend les décisions et supervise le projet.
De plus, il a un rôle informatif pour les équipes internes puisqu’il est le porte-parole du projet dans l’entreprise. Il doit fixer les objectifs à atteindre et les communiquer en temps voulu aux équipes.
La charge de travail du Sponsor est surtout située en amont et au début du projet (une dizaine de jours). Il est aussi sollicité durant les étapes de pilotage du projet : COPIL, CODIR selon la taille du projet, environ 2 jours par mois .
Un Sponsor idéal est un Sponsor qui comprend les enjeux de son rôle. Effectivement, il est capable de porter le projet de A à Z en prenant les décisions stratégiques du projet et également de fédérer ses équipes.
Chef de projet
Le Chef de Projet est le pilote du projet. En effet, il assure la gestion quotidienne du projet et est présent sur toutes les phases du projet. Son rôle est aussi de suivre le planning et de s’assurer de la bonne coordination en interne. De ce fait, il est le principal interlocuteur de l’intégrateur ERP.
Dans un projet de taille moyenne (PME/ETI), la charge de travail du Chef de Projet varie entre 1 jour et 2 jours par semaine à temps complet.
Pour nous, le Chef de Projet idéal est capable de communiquer et de comprendre les tenants et aboutissants du projet afin de pouvoir solliciter ses collaborateurs au moment opportun. De plus, il comprend les objectifs et le contexte des différents métiers de l’entreprise dans le but d’arbitrer, de prioriser et d’organiser l’équipe projet. Il sait s’adapter et possède des facultés d’analyse et de projection dans la solution. Consultant confirmé, il réalise aussi le paramétrage de la solution, en équipe avec les autres consultants .
Utilisateurs clés (Key users)
Les Utilisateurs Clés, aussi appelés "Key Users" ou "Product Owners", sont les représentants de leur domaine fonctionnel : production, finance, logistique, comptabilité… Il y a plusieurs Utilisateurs Clés dans chaque projet ERP. Ils sont sollicités pour avoir une vue métier de l’ERP afin que celui-ci s’intègre parfaitement dans le quotidien des équipes. En effet, les utilisateurs clés participent au cadrage, aux ateliers de conception. Par ailleurs, ils valident les spécifications de leur domaine d’activité et réalisent les tests. Ce sont aussi eux qui aiguillent les autres utilisateurs.
La charge de travail des utilisateurs clés est très variable puisque cela est étroitement corrélé à l’importance de leur domaine. Un utilisateur clé peut donc être sollicité plusieurs jours par semaine dans les phases primordiales.
Un Utilisateur Clé idéal connaît parfaitement son métier et il est capable de prendre du recul sur celui-ci.
Utilisateurs finaux
Les Utilisateurs Finaux sont tous les utilisateurs qui vont utiliser l’ERP régulièrement ou ponctuellement. Ils sont formés par les Utilisateurs Clés ou par l’intégrateur ERP une fois que la solution est correctement adaptée aux processus de l’entreprise. Il est primordial d’inclure tous les utilisateurs dans le changement en commençant par communiquer les tenants et les aboutissants du projet. Effectivement, cela permet d’assurer une meilleure compréhension du projet par les équipes.
Il est important de souligner que les utilisateurs finaux vont, selon leurs missions, avoir quelques jours d’adaptation afin qu’ils soient pleinement opérationnels sur leurs tâches quotidiennes.
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